【外事-海外学习】研究生参加高水平国际会议申请及报销流程 2021-11-30

一、申请条件

1、论文或摘要被在国（境）外举办的高水平国际学术会议接收；

2、申请学生为论文第一作者或导师第一作者申请人第二作者；

3、研究生在读期间可资助一次。

二、需准备的材料

1、“西安交通大学研究生访学计划申请表”

2、“研究生短期出国协议”

3、“西安交通大学研究生因公出访审批表”

4、资助证明（一份，http://cmsm.xjtu.edu.cn/gs/info/1170/5818.htm，A4纸打印,申请签证用）

5、邀请信复印件、翻译件

6、论文首页(两份；申请人为第一作者或导师第一作者、申请人第二作者)

7、日程安排（5天之内）或超天申请（5天以上）一份（要求详见出访审批表说明）

注：如为导师或其他非校管经费资助，仅需办理2、3、5、6、7五项手续。资助证明由出资方提供。

如需在读证明，学生事务大厅（七彩阁一楼）自助打印机使用校园一卡通自助打印。

三、申请项目（必须在出国前完成）

登录国际处外事系统提交申请。

交大首页--国际处外事工作服务系统--学生因公出国（境）审批--+出国（赴港澳）申请/赴台湾申请

审核程序全部通过后，携A4纸打印好的资助证明（申请签证用）至主E1310贺老师处盖章。

四、办理借款/报销流程

说明：

1.扫描二维码，阅读网页说明。

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2.根据网页说明，登录财务系统jdcw.xjtu.edu.cn填报。填写部门编号/项目编号时，点击“？”选择“4574-113052115001” ，填报完成后保存，打印。

3.携带相关材料至学生事务大厅#12号工位审核、盖章

4、携带票据、已盖章的借款单/报销审批单至财务处（主楼E座2楼）完成财务手续。

注：1、务必于会议结束回校后一月内完成报销手续。

2、如未完成提交打印步骤退出，在财务系统中按如下步骤删除未完成申请：“我的项目”-“待修改项目”-选择相关申请-删除。

五、借款范围

往返国际旅费，会议期间住宿费（以邀请信时间为准）。其中，机票费用为财务处转账，每人每日住宿按照财务处有关规定执行。使用“一流大学建设项目”经费。